The role of knowledge management in the inovation process
מתוך Wiki.co.il
The Role of Knowledge Management in the Innovation Process (מטלת תקציר מאמר בקורס ניהול ידע )
By Min Basadur and Garry A. Gelade
Published in CREATIVITY AND INNOVATION MANAGEMENT
© 2006 The Authors Journal compilation © 2006 Blackwell Publishing Volume 15 Number 1 2006
תקציר
במאמר זה נאמר כי תפיסה של ניהול ידע ולמידה ארגונית מוגבלות ביכולתם לשפר את היעילות הארגונית.
מושגים אלה יכולים להיות משולבים ביעילות עם יצירתיות וחדשנות ארגונית במסגרת שמשלבת את התפיסה של ידע עם ניצול יצירתי של ידע כזה.
במאמר מתואר תהליך חדשנות מובנית המאפשר לארגונים לחשוב באופן יצירתי, קולקטיבי ומסונכרן לא רק כדי לשפר את שגרת העבודה אלא גם עבור העבודה הלא שגרתית של הסתגלות וגמישות.
המחקר מראה בעזרת שיטה המורכבת מארבעה שלבים, כיצד מסגרת זו מיושמת להשגת שיפורים מוכחים במגוון רחב של ארגונים
מבוא
ארגונים מסביב לעולם עומדים בפני אתגר נפוץ: הצורך לשפר את היכולת שלהם בכדי לנצל את השינוי המהיר ולהקים או להחזיר את היתרון התחרותי.
מטרת מאמר זה להראות כיצד ניהול ידע, יצירתיות וחדשנות מתחברים יחד. המאמר מבחין בין חשש לניצול ידע וידע, ומאחד אותם למסגרת אחת המאפשרת לארגון לפעול בשלוש דרכים:
1. לזהות טעויות וליישם שינויים כדי לשחזר או לשפר את השיגרה.
2. לשים לב לאירועים בלתי צפויים ומשברים פתאומיים ולהפוך אותם להזדמנויות חדשות.
3. לצפות ולחפש מידע והזדמנויות חדשות בכדי לפתח מוצרים, שירותים ושיגרה חדשה.
המאמר מדגים מושגים חדשים של ידע וניהול חדשנות, למידה והמצאה הינם שני חלקים של תהליך מתמשך, המצאה מאופיינת כתהלית של פירוק קשרים ישנים ולמידה מאופיינת כתהליך של יצירת קשרים חדשים.
כאשר אנו לומדים אנו הופכים את הלא מוכר למוכר על ידי יצירת קשרים חדשים, הדבר מאפשר להציג תופעות בנוחות רבה, לעומת זאת כאשר אנו ממציאים אנו הופכים את המוכר ללא מוכר ע"י שבירת קשרים ישנים, הדבר מאפשר לראות תופעה ישנה בדרך חדשה.
תהליך ההמצאה והלמידה באים בזה אחר זה במחזוריות מתמשכת.
אפקטיביות הארגון
מחקר ארגוני מצביע על כך שארגונים יעילים מציגים רמה גבוהה של שלושה מאפיינים ספציפיים:
• יעילות- מאפשרת לארגון ליישם ולפעול בשיגרה. ארגון יעיל עוקב אחרי שגרה מובנית ויציבה לאספקת מוצרי הליבה שלה בכמות ובאיכות גבוהה ובעלות נמוכה.
• יכולת הסתגלות- בעוד שיעילות מרמזת על שליטה שגרתית, יכולת הסתגלות פירושה שליטה בתהליך שינוי שיגרה. הסתגלות היא תהליך ייזום המאפשר לארגון לשנות את השגרה בכדי להגדיל את האיכות, הפרודוקטיביות ובכדי להציג שירותים או מוצרים חדשים.
ארגון בהסתגלות צופה בעיות והזדמנויות ומפתח פתרונות בזמן שיגרה חדשה. הסתגלות דורשת מבט חוץ ארגוני לטכנולוגיות חדשות, רעיונות ושיטות שעשויות לשנות את השיגרה שלה לחלוטין.
ארגונים בהסתגלות מוכנים לקבל פתרונות חדשים במהירות ולא לדחות אותם.
• גמישות- מאפשרת לארגון להגיב במהירות וביעילות למצבים בלתי צפויים, בעוד שהסתגלות היא תהליך ייזום מתמשך, גמישות היא לסרוגין ותגובתית.
גמישות מאפשרת לארגונים להתמודד עם שיבושים בלתי צפויים תוך שמירה על השיגרה שלהם.
שני המימדים של תהליך היצרתיות : תפיסה הידע (ציר אנכי) והפקת תועלת מהידע (ציר אופקי)
למעלה – תפיסה מתוך ניסיון מעשי (לדוגמא אנשים שמבינים רק דרך עשייה ) .
למטה – תפיסה מתוך מלחשבה אבסטרקטית ( לדוגמא אנשים שמתחילים להתעסק במשהו רק אחרי שהם מבינים אותו במאה אחוז .
משמאל – להעריך הזדמנויות (שיפוטיות מוחלטת) .
מימין – לייצר הזדמנויות (חוסר שיפוטיות) .
(Meeker (1969 טוען שיצירתיות מורכבת מגמישות, יחודיות והיכולת לשבור מוסכמות אך מצד שני כוללת בתוכה הערכה לתוצאה
כדאי להבטיח איכות, רלוונטיות ושייכות. ( המצאות בין שתי הקצוות של הציר האופקי ). כל "ארגון לומד" עובד לפי השיטה הבאה:
בצורה מעגלית מהרביע הראשון עם כיוון השעון לפי השלבים הבאים .
ארבעת השלבים של תהליך היצירתיות :
1. יצירה של רעיון- חשיבה יצירתית כרוכה ביכולת לדמיין מגוון אפשרויות , לחקור אותן
, לחוש בעיות והזדמנויות , יכולת ראית מצבים מנק' מבט שונות ואיסוף מידע דרך ניסיון ישיר .
2. הגדרה של הרעיון - בשלב הזה עיקר העבודה היא לקחת רעיון או מספר רעיונות
ולבנות להם מודל תיאורטי . מצריך מחשבה של יכולת ניתוח ,שילוב גורמים רב עד ליצירת מודל תאורטי מוגדר .
3. אופטימיזציה של הרעיון – אנשים העוסקים בתחום זה מעדיפים להתעסק אם בעיה אחת
בכל פרק זמן נתון להביעה ליעולה בכיוון הפרקטי מתוך מחשבה על שלב היישום :
4. יישום – אנשים שמתעסקים בתחום זה לוקחים את הרעיו מהתחום התאורטי שבו סיימה האופטימיזציה
ומנסים להפעילו מעשית ולפעמים אף ללא הבנה עמוקה של הדברים .
חשיבה ארגונית איכותית חייבת להכילה את כל ארבעת השלבים של התהליך היצירתי
דוגמאות להבהרת ארבעת השלבים
עובדים , צוותים וארגונים יכולים להיות מאופינים על ידי הנטיעה שלהם לשלב זה או אחר אך יעילות בתחום היצירתי
דורשת התמקצעות של הארגון בכל ארבעת השלבים. דרך מספר דוגמאות עבור כל שלב ננסה להבהיר איזה בעיות יכולות למנוע
שלבים מסויימים ונבחן דרכים להתמודד איתן :
| שלב | בעיה | פתרון |
|---|---|---|
| 1 | פחד לחלוק בעיות וקשיים עם אחרים – לא נותן לשלב הראשון להתקיים מכיוון שאין "בעיות" להתמודד איתן . | בניית אמון בין אנשים ומחלקות . עידוד העובדים להציף בעיות ולעלות רעיונות .
חוסר פתיחות והבחנה ברעיונות חדשים ובעיות קיימות. |
| 2 | חוסר פתיחות והבחנה ברעיונות חדשים ובעיות קיימות. | עידוד העובדים לרצות ללמוד מאשר להתקבע במומחיות שלהם. |
| 3 | במאמר מובאת דוגמא של חברה מסויימת שניסתה לחקות את ההצלחה של המתחרה ע"י ניסיון לבנות מוצר זהה אך שלא יפגע בפטנט של המתחרה. | row 2, cell 3 |
| 4 | בחינת הרעיון יתר על המידה ,עד לרמה של ביטול הרעיון . | להישאר עם ראש פתוח גם בשלב השיפוט ולא לשפוט דברים בחומרה יתרה. |
| 5 | פחד מלקחת את הסיכון שליישם רעיון. ניתן להבין את הפחד הזה מכיוון שצוות היישום הוא השלב האחרון לפני שהמוצר נבחן בעולם האמיתי אם כל המשתמע מכך. | הצגת היתרונות והסיכונים של המוצר להנהלה ועל ידי כך לחלוק את האחריות איתם . |
ניהול וטיפוח תהליך החדשנות
ברמה הארגונית, ניהול גבוה צריך להיות מיומן בכדי ליישם כישורים ומיומנויות חדשות ברחבי הארגון.
בתהליך החדשנות לאמן את העובדים אינו מספיק, ההנהלה הבכירה של הארגון חייבת לפתח אסטרטגיות ספציפיות כדי לשמור על מיומנויות חשיבה בחיי עבודה שגרתיים. המנהלים הבכירים חייבים להוביל את הדרך על ידי לימוד ושימוש בתהליך וליצור פעילויות ניהוליות חדשות ומבנים ארגוניים חדשים. עליהם לדאוג שכל חברי הארגון יישמו את התהליך באופן יומיומי.
דוגמאות לפעילויות ניהוליות שיביאו לעידוד התהליך: תגמולים, מתן משאבים, אימון והוראה ולקחת סיכונים בכדי לקדם את תהליך שינוי ההחלטות.
פעילויות חדשות אלה מאפשרות לכפופים לנסות בלי לפחד, ללמוד מטעויות, לקחת בעלות על בעיות ולהבין כיצד העבודה שלהם מתאימה לפעילויות הארגון.
מנהלים צריכים להתרגל לתת "אתגרי ניהול" ולא "פתרונות ניהול" על ידי מעורבות של פקידים בשלבי תהליך מוקדמים.
מוטיבציה ומחויבות של העובד הן תוצאה של פעילות יצירתית
מציאת והגדרת בעיה, פתרון הבעיה ויישום של הפתרון משלים את מחויבות ומוטיבציית העובד.
ארגונים יפנים מציעים מערכות, כדי לגרום להתנהגות יצירתית של עובדים ולהפקת פלט יצירתי ובנוסף להביא לחיסכון בעלויות המוצרים והנהלים החדשים.
מטרתה העיקרית של מערכת זו, היא לא שיפור כלכלי כתוצאה ישירה אלא להניע אנשים ולהגביר את מחויבותם לארגון.
לעודד יצירתיות בפתרון בעיות גורם לעובדים להמון מוטיבציה ורצון, הם עובדים קשה יותר בשקלול העבודות השגרתיות שלהם על מנת להגדיל את היעילות והאפקטיביות לארגון לטווח הקצר.
פעילות יצירתית מעוררת גיבוש צוות וגורמת לאנשים לעזור אחד לשני על מנת לפתור בעיות.
קשר זה בין פעילות יצירתית למוטיבציית העובד נתמך לפי הספרות.
תשתיות וצורך עסקי במיומנות בתהליך יצירתי
על מנת שארגון יוכל לפתח כישורים של תהליך החדשנות המלא עליו לכלול שלושה מרכיבים: צורך עסקי, תשתיות וכישורי תהליך יצירתיים.
הארגון חייב לפרט את מהות הצרכים העסקיים הספציפים – עלויות נמוכות יותר, מכירות גדולות יותר, קיצור זמני יציאה לשוק, מוצרים או שירותים טובים יותר ועוד, כל זאת על מנת לוודא כי העובדים יוכלו להתערב ולהשפיע ויהיה ניתן למדוד את ההצלחה.
ארגון יכול לפתח כישורים של תהליך החדשנות המלא בשני דרכים:
• שילוב אימונים להגברת יוזמת שיפור ארגונית קיימת כמו תוכנית ניהול איכות כוללת, כאשר צורך בתשתית וצורך עסקי מוגדרים היטב וקיימים.
• יישום אימון ביוזמה של חדשנות במותג חדש הנוצר עבור הארגון המבוסס על התהליך עצמו. במקרה זה מנהיגי הארגון מוכרחים לזהות צורך עסקי ברור ויש צורך בהקמת תשתית חדשה על מנת לוודא כי העובדים משתמשים במיומנויות היצירה החדשות שלהם.
סיכום ומחקרים עתידיים
חברות רבות מתייחסות לחדשנות כמטרד - משהו שמפריע בדרך של "העבודה האמיתית".
חברות אלה פועלות בכדי לייצר כמויות סטנדרטיות של מוצרים סטנדרטיים ובכך להשיג את יעדי העלויות, המכירות ויעדי הרווח לתקופה זו.
תגובתם של חברות אלה לתחרות באה לידי ביטוי בצמצום אנשי צוות, הפחתת עלויות, רמת שירות נמוכה ובמקרים מסויימים אף באיכות מוצרים נמוכה.
במאמר זה הודגמו מושגים שונים של ניהול ידע וחדשנות על ידי שילובם בגישה פשוטה המתמקדת בעיקר בשיפור ביצועים ארגוניים לטווח קצת וארוך.
אולי לאחר הצגת השיטה שתוארה במאמר זה, יותר מנהלים יהיו מוכנים לתת הזדמנות לגישה פשוטה זו, בעיקר אם הם יוכלו לראות כיצד היא יכולה לעזור להם להגיע לתוצאות יעילות יותר, אפילו אם מדובר רק בטווח הקצר.
מחקרים עתידיים יוכלו להתמקד באסטרטגיות המסייעות למנהלים לתפוס ולהגדיל את הנוחות בתהליך החדשנות בעזרת הכישורים, הטכניקות והסגנונות שתוארו במאמר זה.
